1. Wat zijn offertegroepen
Met offertegroepen kun je offertes groeperen op basis van projecttype, zoals woningbouw of utiliteitsbouw. Elke offertegroep heeft eigen voorinstellingen, zodat de offerte automatisch aansluit bij de wensen en eisen van dat type project.
Voorbeeld:
Residentiële bouw
Voor woningrenovaties en uitbreidingen. Deze offertes hebben vaak een ruimere vervaldatum en bevatten informatie die relevant is voor particuliere klanten.Commerciële bouw
Voor grootschalige projecten zoals kantoren of bedrijfsgebouwen. Deze offertes kunnen een striktere vervaldatum hebben en automatisch een e-mailkopie sturen naar zakelijke stakeholders.
2. Offertegroep instellen
Ga naar Instellingen → Offertes en klik rechtsboven op ‘Nieuwe offertegroep’.
2.1 Instellingen
Stel hier de basisinstellingen van de offertegroep in:
Koptekst
Pas de titel van de offerte aan op het type project.Vervaldagen
Bepaal na hoeveel dagen de offerte automatisch vervalt.E-mail kopie (cc)
Stuur automatisch een kopie van de offerte naar andere betrokkenen.BTW-type
Kies of de offerte inclusief of exclusief btw wordt opgesteld.Gebruik tekenportaal
Activeer of deactiveer digitaal ondertekenen voor deze offertegroep.
2.2 Lay-out
Per offertegroep kun je bepalen welke gegevens zichtbaar zijn op de offerte (PDF).
Gebruik de schakelaars om onderdelen aan of uit te zetten, zodat de lay-out aansluit bij het type project.
3. Offertegroep gebruiken
Offertes worden binnen Optimit weergegeven op basis van status en offertegroep.
Werking:
Een offertegroep fungeert als een overkoepelende categorie.
Binnen een offertegroep zie je het aantal offertes per status (bijvoorbeeld concept, verzonden of akkoord).
Voorbeeld:
Je hebt de offertegroepen:
Offertes (algemeen)
Residentiële bouw
Commerciële bouw
In het overzicht zie je bijvoorbeeld:
13 conceptoffertes onder Offertes (algemeen)
1 conceptofferte onder Residentiële bouw
Zo heb je in één oogopslag inzicht in je offertes per projecttype.
Offerte
Residentiele bouw